Как работать более эффективно

Используйте личный карманный календарь, который вы носите всегда с собой, чтобы не пропускать ни одного дела или события. Когда люди возвращаются к вам и задают тот же вопрос, который уже задавали несколько раз прежде, попросите, чтобы они освоили простую процедуру - записывали нужную им информацию. Они смогут тогда держать ее на своем столе и не будут выглядеть профанами, по десять раз спрашивая у вас одно и то же. Выделите достаточно времени для ключевых проектов. Составляйте на каждый день список своих дел, не забывая выделять из них самые главные. Потом выполняйте записанное по мере важности.

Используйте специальную папку, позволяющую скреплять все записи на протяжении дня. Это позволит вам проработать все вопросы в течение дня и ничего не упустить из виду. Имейте при себе бумажные листки 3><5 см или записную книжку или используйте ваш карманный календарь, чтобы помечать все то, что вы хотели бы запомнить. Не беритесь за два дела сразу.

Держите только один проект на вашем столе, чтобы не отвлекаться на другие. Время потеряно, когда, прорабатывая один вопрос, вы начинаете заниматься другими. Не планируйте каждую минуту дня: держите резерв для неожиданных событий и дел. Когда вы ощущаете, что ситуация выходит из-под вашего контроля - остановитесь!!! Сядьте, расслабьтесь, восстановите ваши планы в письменной форме, решите, за что браться в первую очередь, и затем приступайте к действиям. Решайте все пустяки за один присест.

Строя рабочий план, выделяйте больше времени на каждое дело. Используйте именные страницы - это страницы, на которых вверху имеется имя работника, а ниже записываются вопросы и замечания, которые вы хотите адресовать этому человеку. Вызывайте этого человека один раз в день или, самое большее, дважды в день, и спрашивайте его по всем пунктам, которые накопились на странице. Если вы ответственны за несколько ключевых проектов, используйте проектные страницы в вашем календаре или органайзере. Держите по одной странице на каждый проект. Всякий раз, когда вы думаете о чем-либо, связанном с проектом, кратко запишите свой вывод на соответствующей странице. Таким путем вы изложите свои мысли, которые потом вам могут пригодиться.

Берите всегда с собой ваши проекты. Когда вы усядетесь в приемной в ожидании врача, или в аэропорту, или будете ехать в автобусе, вы можете использовать это время максимально производительно. Вечером, перед выездом из офиса, оставьте наиболее важный проект на завтра на вашем столе. Он будет там ожидать вас утром. Установите эффективный рабочий режим, который соответствует вам и вашей работе. Занимайтесь определенной деятельностью в одно и то же время каждый день или в тот же самый день каждую неделю.

Регистрируйте все свои заявки. Убедитесь в том, что вы пометили день и час, когда они должны быть выполнены. На каждый день составляйте список звонков, визитов и действий. Кому вы должны позвонить? С кем вы должны встретиться и что вы должны сделать? Имейте только один календарь, но пусть он всегда будет с вами. Комбинируйте выполнение личных планов и планов, связанных с вашей работой. Собирайте все необходимые материалы и сведения для проекта. Тогда, когда вы наконец усядетесь за его разработку, вам не придется бегать за тем или за другим.

Освобождайте несколько минут от каждой работы, которую вы делаете. Пусть они накапливаются, чтобы стать дополнительным временем для разработки особых проектов. Используйте компьютер для составления отчетов и обработки собранной информации. Найдите дополнительное время, чтобы заняться-мотивацией персонала. Когда вы делаете важное дело для вашего бизнеса, спросите себя: "Как я могу делать это более эффективно?" Используйте короткие и простые письменные руководства для обычных процедур. Поскольку иногда приходят на ум хорошие мысли, немедленно записывайте их в вашем карманном органайзере или в календаре, чтобы они не потерялись.